Privacyverklaring

OFM. is dé herenmodewinkel voor de ‘Mannen van Nederland’. Officieel heten we OFM b.v. en zijn dit onze gegevens:

De Aaldor 13
4191 PC Geldermalsen

KvK. 11 05 77 04
BTW nr. NL8115.95.225.B01

Wanneer je onze website of één van onze winkels bezoekt, ons een bericht stuurt, of op een andere manier in contact met ons komt, is er een grote kans dat je persoonsgegevens bij ons achterlaat. We houden ons bij het verwerken van persoonsgegevens aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

In een notendop betekent dat onder andere dat:

• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring;

• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;

• wij je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om je persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin je toestemming is vereist;

• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;

• wij je recht respecteren om je persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage aan te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

OFM B.V. is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, maar deelt hiervoor de gegevens met de andere B.V.’s binnen de Feenstra Holding.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij kunnen op elk moment en zonder aankondiging wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring en we raden je daarom aan om deze privacyverklaring zorgvuldig en regelmatig te lezen, zodat je altijd op de hoogte bent van de actuele inhoud.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 5-10-2022.

Opslag en beveiliging

Wij vinden het erg belangrijk dat je erop kan vertrouwen dat je gegevens bij ons in goede handen zijn en doen er dan ook alles aan om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens en ze goed te beveiligen. Hiervoor nemen we fysieke, elektronische en procesgerichte veiligheidsmaatregelen zoals het gebruik maken van sterke wachtwoorden, de beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie en doelgebonden toegangsbeperkingen.

Bovendien bewaren we je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om deze te bewaren. Hierna verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Anonimiseren doen we zodat we de gegevens nog wel kunnen gebruiken voor interne analyses en rapportages, maar ze niet meer naar jou te herleiden zijn.

Samenwerking met externe partijen

We proberen je gegevens zoveel mogelijk in eigen beheer te houden. Soms werken we echter samen met externe partijen en is het nodig dat wij je gegevens met hen delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan IT-dienstverleners, betaalpartners, verzendpartners en mediabureaus. We maken in dit geval duidelijke afspraken met deze partijen dat ze je gegevens alleen mogen gebruiken voor het doeleinde waarmee we ze met hen delen en ze deze dus niet zelfstandig mogen gebruiken of delen met anderen.

Je gegevens worden bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. Soms werken we ook samen met partijen buiten de Europese Unie. We zorgen er in dat geval wel altijd voor dat jouw privacy beschermd is. De EU heeft een aantal landen hiervoor erkend in het bieden van voldoende bescherming en de Amerikaanse bedrijven waar wij mee samenwerken hebben zich geregistreerd onder het Privacy Shield Framework, waarmee zij zich ook houden aan de Europese privacy regels.

Inzage en wijzigen van je gegevens

Voor vragen over ons privacybeleid of je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen. Je kunt ook je toestemming voor een bepaalde verwerking altijd intrekken of ons een verzoek toesturen om de persoonsgegevens die we van je hebben in te zien, te wijzigen, te verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Bovendien kan je ons vragen om de persoonsgegevens die we van je hebben aan jou of een andere organisatie over te dragen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dien je een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. Je kunt deze terugvinden in de instellingen van je browser.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je vragen of klachten hebt naar aanleiding van deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens. Je kan hiervoor contact met ons opnemen via privacy@onlyformen.nl.

Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor rechtstreeks contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bezoek aan onze website

Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Ook via derden die door ons zijn ingeschakeld worden cookies geplaatst. Wij vinden het van groot belang dat je weet welke cookies onze website inzet en voor welke doeleinden ze gebruikt worden. We willen namelijk graag én jouw privacy én de gebruiksvriendelijkheid én onze commerciële belangen zoveel mogelijk waarborgen.

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, wordt er een mededeling getoond waarin wij je uitleggen waarom wij cookies gebruiken en hoe je je cookie-instellingen kan aanpassen.

In onze cookieverklaring vind je uitgebreidere informatie over de cookies die gebruikt worden door en via onze website en voor welke doeleinden.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze webwinkel gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder staan wij Google niet toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, tenzij wij deze expliciet aan onze website hebben gekoppeld. De gekoppelde diensten zijn Google Ads, Google Optimize, Google Tag Manager en Search Console. Wij laten je IP-adres anonimiseren, tenzij je akkoord gaat met het plaatsen van tracking cookies, en verwijderen na 50 maanden alle data die te herleiden is naar een specifieke bezoeker.

Wanneer je onze website bezoekt terwijl je ingelogd bent met een Google account en de optie ‘Advertenties personaliseren‘ in dat account hebt ingeschakeld, kan Google een holistisch beeld ontwikkelen van de manier waarop je omgaat met onze website van meerdere browsers en meerdere apparaten. Wij kunnen hiermee, afhankelijk van je cookievoorkeuren, onze rapportage- en advertentiemogelijkheden uitbreiden. Deze gegevens verlopen na 26 maanden.

Tweakwise

Wij gebruiken Tweakwise om de gebruikerservaring op onze website te verbeteren. Hiervoor worden de producten die je in onze webshop bekijkt, waar je naar zoekt en die je koopt onthouden en gedeeld met Tweakwise. Tweakwise slaat deze informatie op in een gepseudonimiseerd gebruikersprofiel. Noch Tweakwise, noch wij zullen deze informatie ooit gebruiken om individuele gebruikers te identificeren of te koppelen aan andere data over een individuele gebruiker. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Tweakwise gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data.

Hotjar & Clarity

Wij gebruiken tools als Hotjar en Clarity (Microsoft) om de behoeftes van onze websitebezoekers beter te leren begrijpen, zodat we onze service en de gebruikerservaring kunnen verbeteren. Dit zijn software tools die ons helpen om de ervaringen van onze websitebezoekers beter te begrijpen (bijvoorbeeld hoeveel tijd ze op welke pagina’s doorbrengen, op welke links ze klikken, wat ze wel en niet leuk vinden, etc.). Deze gebruikersfeedback stelt ons in staat om onze website te verbeteren op basis van gebruikersfeedback.

De tools gebruiken cookies en andere technologieën om data te verzamelen over het gedrag en de apparaten van onze gebruikers (en dan specifiek de IP adressen van de apparaten (die in een geanonimiseerde vorm worden verzameld en opgeslagen), de schermgrootte, het apparaattype (unieke apparaat identifiers), browserinformatie, geografische informatie (alleen land) en voorkeurstaal voor het weergeven van onze website). Deze informatie wordt opgeslagen in een gepseudonimiseerd gebruikersprofiel. Noch Hotjar & Clarity, noch wij zullen deze informatie ooit gebruiken om individuele gebruikers te identificeren of te koppelen aan andere data over een individuele gebruiker.

Voor meer details kan je Hotjar’s privacy policy bekijken via deze link. Meer informatie over Clarity (Microsoft) vind je via deze link. Je kan je afmelden van de creatie van een gebruikersprofiel, het opslaan van data over je gebruik van onze site door Hotjar en Hotjar’s gebruik van tracking cookies op andere websites via deze link en voor Clarity via deze link.

Online bestelling

Wanneer je een bestelling plaatst via onze webshop, dan registreren wij je transactiegegevens zodat we de betaling en een eventuele terugbetaling kunnen verwerken. We maken hiervoor gebruik van de beveiligde betaalomgeving van Ingenico e-Commerce Solutions B.V.. De transactiegegevens moeten we voor de belastingdienst zeven jaar bewaren.

Wanneer je met een creditcard betaalt, dan is het mogelijk dat Ingenico een fraude check uitvoert om te achterhalen of de creditcard is of kan worden gebruikt voor frauduleuze handelingen voordat zij de betaling accepteren.

Wanneer je ervoor kiest om achteraf te betalen, geven we je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en orderbedrag door aan AfterPay. AfterPay voert vervolgens het volledige achteraf betaalproces voor ons uit. Ter goedkeuring van je verzoek om achteraf te betalen voert AfterPay een gegevenscontrole uit. AfterPay hanteert een strikt privacybeleid zoals omschreven in zijn privacy statement.

Voor de afhandeling van je bestelling gebruiken we je NAW gegevens om het pakket naar je te versturen en je e-mailadres en telefoonnummer om je op de hoogte te houden van de status van je bestelling. We delen deze gegevens waar nodig met externe partijen zoals DHL. We maken in dit geval duidelijke afspraken met deze partijen dat ze je gegevens alleen mogen gebruiken voor het doeleinde waarmee we ze met hen delen en ze dus niet zelfstandig mogen gebruiken of delen met anderen.

We analyseren de gegevens ook om meer inzicht te krijgen in onze klanten en hun wensen en behoeftes, zodat we je in de toekomst nog beter van dienst kunnen zijn.

Als je een geregistreerde klant bij ons bent, dan koppelen we je online bestelling aan je account zodat we eventuele persoonlijke kortingen kunnen verrekenen en wij en jijzelf je aankopen kunnen terugzien.

Registreren & Mijn Account

Wanneer je je registreert bij Only for Men geniet je van een aantal voordelen, zoals een online account, een cadeautje op je verjaardag, uitnodigingen voor events en korting op bepaalde artikelen. Hiervoor hebben we wel bepaalde gegevens van je nodig. We vragen je bij registratie om je naam, adres, emailadres, telefoonnummer, geslacht en geboortedatum. Je bepaalt zelf welke gegevens je aan ons doorgeeft, maar om je online account te activeren hebben we in ieder geval je naam en e-mailadres nodig.

Hiernaast verzamelen we ook gegevens om je beter te leren kennen en persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen. Denk hierbij aan je merkvoorkeuren en interesses.

Bij registratie ontvang je van ons een uniek klantnummer. Hiermee zorgen we ervoor dat al je aankopen aan je account gekoppeld worden, dat je deelneemt aan ons loyaliteitsprogramma De Pot en dat je Potpunten spaart. Op basis van jouw gespaarde Potpunten word je ingedeeld in de categorie brons, zilver of goud. Zodra je een hogere categorie hebt bereikt, ontvang je meer voordelen.

We analyseren de gegevens die we van je hebben om een beter inzicht te krijgen in onze klanten en hun wensen en behoeftes, zodat we je in de toekomst nog beter van dienst kunnen zijn.

Wanneer je je registreert zullen we onze marketing uitingen personaliseren op basis van je voorkeuren, interesses en aankoophistorie en eventuele overige gegevens die je met ons deelt. Dit geldt zowel voor onze e-mailnieuwsbrieven als advertenties die getoond worden via de zoekmachine van Google, Google Shopping, het display netwerk van Google, YouTube, Facebook en Instagram. Hiervoor delen wij versleutelde e-mailadressen met Google en Meta. Je kan je hiervoor op elk moment afmelden.

We zullen je per e-mail op de hoogte houden van onder andere de nieuwste collecties, aanbiedingen, evenementen en inspiratie. Onze nieuwsbrieven zijn gepersonaliseerd op basis van jouw voorkeuren, interesses en aankoophistorie. Je kan je op elk moment afmelden voor de nieuwsbrieven via de afmeldlink die je onderaan iedere nieuwsbrief kan vinden.

Indien je telefoonnummer bij ons bekend is, kunnen we je ook telefonisch benaderen met een commerciële boodschap. Ook hierbij kan je ons laten weten als je niet meer door ons gebeld wilt worden.

Wanneer je je account wil opzeggen en je gegevens wil laten verwijderen uit ons klantenbestand, kan je contact opnemen met onze klantenservice.

Bezoek aan een winkel

Al onze winkels zijn voorzien van camerabeveiliging. Hiermee bewaken we de veiligheid van onze klanten, personeel en jouw en onze eigendommen.

Wanneer je een aankoop doet in een van onze winkels, dan registreren wij je transactiegegevens zodat we de betaling kunnen verwerken. Deze transactiegegevens moeten we voor de belastingdienst zeven jaar bewaren.

Wanneer we een artikel voor je bestellen, je een artikel laat vermaken, of een maatwerk artikel laat samenstellen vragen we om je naam, NAW gegevens en telefoonnummer zodat we contact met je kunnen opnemen indien we nog vragen hebben en wanneer het artikel voor je klaarligt om op te halen.

Als je een geregistreerde klant bij ons bent, dan koppelen we je aankopen aan je account zodat we eventuele persoonlijke kortingen kunnen verrekenen en wij en jijzelf je aankopen kunnen terugzien. Ook kunnen we je kassabon naar je e-mailen als je aangeeft dat te willen en je e-mailadres bij ons bekend is.

Reviews & klanttevredenheidsonderzoek

We vinden het fijn om te weten wat je van onze producten en service vindt. Door je ervaringen met ons te delen, help je ons om onze producten en diensten nóg beter te maken en af te stemmen op de wensen van onze klanten. Ook help je andere (potentiële) klanten om een beter beeld te krijgen. Wij publiceren de gemiddelde review scores namelijk op onze website en in de zoekresultaten van Google.

Voor het verzamelen van klantervaringen werken we samen met externe klantenfeedback partijen.

Online bestellingen

Op onze website worden reviews getoond via het Kiyoh reviewsysteem. Bij gebruik van ons reviewsysteem worden je naam en de door jou zelf opgegeven informatie gepubliceerd zodat ze op internet zichtbaar zijn voor iedereen, met uitzondering van zoekmachines. Je kiest zelf welke informatie je publiceert. Het is mogelijk dat je hiermee te achterhalen bent. Op verzoek anonimiseren wij informatie die gepubliceerd is.

Wanneer je een online bestelling bij ons plaatst, delen we je e-mailadres met Kiyoh (Klantenvertellen b.v.) zodat zij je tweemaal een mail kunnen sturen met een uitnodiging om een review te plaatsen op het platform van Kiyoh. Dit doen wij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst als aftersales.

Je kiest er bij het plaatsen van je review zelf voor welke informatie je nog meer met Kiyoh deelt. Naar aanleiding van je review kunnen wij contact met je opnemen. Na 30 dagen wordt je e-mailadres versleuteld, zodat deze niet meer voor ons inzichtelijk is. Na 3 maanden worden je persoonsgegevens volledig verwijderd uit het systeem van Kiyoh, ongeacht of je wel of geen review hebt achtergelaten.

Winkelaankopen

Wanneer je een aankoop in een van onze winkels doet én je hebt je bij ons geregistreerd, delen we je e-mailadres, klantnummer, geslacht en leeftijd met Q&A voor het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek voor intern gebruik. Je kiest er bij het geven van je feedback zelf voor welke informatie je nog meer met Q&A deelt. We nemen naar aanleiding van je feedback geen verder contact met je op, tenzij je hier toestemming voor geeft.

Contact met onze klantenservice

Ons klantenservice team helpt je graag met al je vragen, problemen en verzoeken. Je kan op verschillende manieren contact opnemen met onze klantenservice.

Wij nemen geen telefoongesprekken op, maar maken wel notities over de inhoud van het telefoongesprek, zodat we je vraag of klacht kunnen behandelen.

Wanneer je een e-mail stuurt naar onze klantenservice, gebruikmaakt van de chatfunctie op onze website, ons een bericht stuurt via social media of het contactformulier op onze website invult, wordt je bericht en onze reactie hierop verwerkt en opgeslagen met de software van Zendesk.

Je kiest zelf welke gegevens je aan onze klantenservice verstrekt. We kunnen je echter wel vragen om gegevens zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer zodat we je vraag of klacht kunnen behandelen en contact met je kunnen opnemen over de afhandeling hiervan.

We bewaren de gegevens en berichten die je ons toestuurt zodat we deze kunnen terugzoeken in het geval dat je op een later moment weer contact met ons hierover opneemt.

Ook analyseren we de berichten die binnenkomen bij onze klantenservice, zodat we inzicht krijgen over onder andere het aantal berichten, de aard hiervan en hoe goed we ze afhandelen, zodat we onze processen continue kunnen blijven verbeteren.

Afspraak maken

Wil je een afspraak maken met één van onze gespecialiseerde modeadviseurs? Dan kan je via onze website het afspraak maken formulier invullen of direct contact opnemen met één van onze winkels. Wij registreren je naam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstijden en speciale wensen zodat we je zo goed mogelijk kunnen helpen en contact met je kunnen opnemen over de afspraak.

We verwijderen je gegevens nadat de afspraak is geweest en gebruiken deze niet voor andere doeleinden. Het is wel mogelijk dat we je tijdens de afspraak vragen of je je bij ons wil registreren.

Nieuwsbriefaanmelding

Als je op de hoogte gehouden wilt worden van onder andere de nieuwste collecties, aanbiedingen, evenementen en inspiratie, kan je je via onze website  aanmelden voor de OFM. nieuwsbrief. Je kan je op elk moment ook weer afmelden voor de nieuwsbrieven via de afmeldlink die je onderaan iedere nieuwsbrief kan vinden.

Cadeaubonnen

Wanneer je via onze webshop een digitale cadeaubon koopt, delen wij jouw NAW gegevens en e-mailadres met Intersolve Payments B.V. Zij verwerken jouw gegevens om de cadeaubon per e-mail naar je op te sturen. Wanneer je een fysieke cadeaubon bestelt, delen wij jouw gegevens daarnaast ook met Cards Unlimited B.V., zodat zij de cadeaubon per post naar je kunnen toesturen. Jouw gegevens worden na 90 dagen uit de systemen van Intersolve Payments B.V. en Cards Unlimited B.V. verwijderd.

Social Media

OFM. heeft profielen op diverse social media platformen (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, Twitter, Pinterest en YouTube) waarmee we je onder andere op de hoogte houden van evenementen, vacatures en acties en je een kijkje achter de schermen geven. Deze platformen hebben elk hun eigen voorwaarden en privacyverklaringen waar je mee akkoord gaat op het moment dat je van hun diensten gebruik maakt.

Wanneer je (producten van) OFM. vermeldt in een post door ons te taggen of een hashtag te gebruiken, dan kunnen we je benaderen om te vragen of we deze mogen doorplaatsen op onze eigen kanalen. Wanneer we een foto die jij gedeeld hebt doorplaatsen, dan zullen we altijd jouw originele tekst en jouw account erbij vermelden, tenzij je aangeeft dit niet te willen.

Indien je ons een bericht stuurt via social media, dan bewaart onze klantenservice deze.

Wij maken gebruik van de diverse advertentiemogelijkheden die de social media platformen aanbieden. Zo kunnen we je bijvoorbeeld advertenties tonen op basis van je leeftijd, waar je woont, of je ons volgt en of je bepaalde interesses hebt. Wij hebben geen invloed op de gegevens die jij met het social media platform deelt of die zij op andere wijze over jou verzamelen. Voor meer informatie hierover verwijzen we je naar de voorwaarden van deze platformen zelf.

Evenementen en acties

We organiseren regelmatig allerlei evenementen en (win)acties voor onze klanten. Deze kunnen in of rond onze winkels plaatsvinden, maar ook op een externe locatie. Meestal zijn ze openbaar toegankelijk, maar soms is het van belang dat we weten wie er deelnemen. Dit is bijvoorbeeld nodig om de juiste voorbereidingen te kunnen treffen, je meer informatie of een herinnering te kunnen toesturen of je op de hoogte te stellen als je een prijs hebt gewonnen.

Hiernaast willen we kunnen achterhalen welke mensen hebben gereageerd op een actie of een evenement hebben bezocht, en of het evenement of de actie gezorgd heeft voor een toename in de verkopen of interactie met OFM., zodat we hier onze toekomstige evenementen en acties op kunnen aanpassen.

We zullen je daarom in sommige gevallen vragen om je van te voren aan te melden met je naam, e-mailadres en eventuele overige benodigde gegevens voordat je kan deelnemen aan een evenement of actie. Als je een geregistreerde klant bij ons bent, dan koppelen wij je aanmelding aan je account.

Door deel te nemen aan een evenement of (win)actie waarbij je je contactgegevens bij ons achterlaat geef je ons toestemming om je eenmalig te benaderen ter opvolging en/of om je een relevante aanbieding te doen.

Voor sommige evenementen en acties werken we samen met externe partijen en is het nodig dat wij je gegevens met hen delen. We maken in dit geval duidelijke afspraken met deze partijen dat ze je gegevens alleen mogen gebruiken voor het doeleinde waarmee we ze met hen delen en ze dus niet zelfstandig mogen gebruiken of delen met anderen.